Como ya se sabe, la administración se desarrolla en 4 etapas básicas que se encargan de englobar tanto la definición como el proceso a seguir para emplearla en cualquier campo; pero así como se divide en etapas para aplicarla en una organización, también todo Administrador debe integrarlas a su acervo profesional para así desarrollar un excelente trabajo.
Planear:
Incluye definir metas, establecer estrategias y desarrollar planes para coordinar actividades.
Organizar:
Determinar qué actividades deben realizarse, con quien se cuenta para realizarlas, como se van a agrupar las actividades, quien va a informar a quien y que decisiones tienen que tomarse.
Dirigir:
Incluye motivar a empleados, dirigir a otros, seleccionar los canales de comunicación más efectivos y resolver conflictos.
Controlar:
Seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están cumpliendo como planearon y corregir cualquier desviación significativa.
Pero también se han desarrollado diversos roles del profesional en la materia de los cuales, 10 son en los que se deben enfocar todo administrador, las mismas son:
1. Representación
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Toda organización está constituida por un grupo de personas y como consecuencia de ello se requiere que alguien cumpla el rol de vocero, de elemento de confianza, de nexo ante la comunidad.
El "administrador" en todo momento está representando a la organización.
2. Liderazgo
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Todo directivo realiza y desarrolla habilidades directivas que implican integrar los tres recursos de la empresa u organización: el recurso técnico, el humano y el material.
Es bien cierto que el administrador es el responsable directo del logro de los objetivos que la organización se ha planteado. Para ello se le brinda de los recursos necesarios, entre los cuales (constituyéndose en el más importante) se lo responsabiliza por la conducción de un grupo de personas, pero también es quien guía e influye en la conducta de un grupo o individuo, cualquiera que sea la razón. Guiar hacia un objetivo común presupone la aplicación de determinados valores y la suficiente capacidad para transmitir un mensaje.
Y es así como se diferencia pero también se complementa el administrador del líder o como se llega a convertir en líder:
Administrador
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Líder
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· Administra · Copia · Mantiene · Manda · Acepta la realidad · Enfoque a sistemas y estructuras · Control · Cómo y cuándo · Hace las cosas bien · Da la hora |
· Innova · Crea · Desarrolla · Convence · Investiga la realidad · Enfoque en la gente · Confianza · Qué y Porqué · Hace las cosas correctas · Hace relojes |
3. Planificador.
Este es un rol fundamental dentro de la organización, por consiguiente, se requiere de una visión integradora y del más alto nivel para llevarla a cabo.
Se refiere a la capacidad de coordinación en el tiempo de los recursos disponibles (actuales y futuros, ya sean materiales, humanos e intangibles) en función de las necesidades operativas en directa relación a de los objetivos deseados
La planificación requiere la interpretación de las necesidades operativas y estratégicas y la disposición de los medios para satisfacer a las mismas.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos"
(Jiménez, 1982)
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"Se refiere al trato de los administradores con personas fuera de la organización. El administrador busca apoyo de personas que pueden influir en el éxito de la organización"
El profesional, además de sus tareas operativas, tiene la responsabilidad de desarrollar y mantener un fluido contacto con el contexto. El objetivo perseguido no es otro que permitir a la empresa cambiar e inter-relacionarse con el mundo que la rodea.
5. Base de Datos y Centro de Información.
El administrador, literalmente, es un cazador de datos e información. Su papel se encarga de recabar toda la información que ofrece el exterior: al margen si es formal o informal; escrita, verbal o por otro medio; solicitada u ocasional e incluso una simple especulación.
"Cada error o conflicto del exterior, se convierte en una oportunidad para que el administrador haga mejorar y crecer a la organización".
Su puesto es tan importante, que es aquí donde emanarán las decisiones que le permitirán a la organización competir e intentar cumplir con sus objetivos, por lo tanto, la información es el combustible indispensable de tal gestión. De la cantidad, oportunidad y calidad de ella dependerá en gran parte el éxito.
La información que dispone en "administrador" no es para su exclusivo uso. Dicho elemento es un recurso invalorable solo cuando es utilizado convenientemente por el o los individuos asignados para tal tarea y es por ello que el administrador debe saber distribuir la información que recolectó a la organización
El administrador debe compartir y brindar la información a sus colaboradores, director e indirectos sabiendo que de no ser así le estaría quitando capacidad de respuesta a su empresa.
"La correcta gestión de la información entraña la localización y manejo de información con el fin de conocer las tendencias, prever situaciones favorables o desfavorables y actuar en la dirección adecuada"
7. Vocero.
El "administrador", se constituye como vocero oficial de la compañía; es la voz de la organización, es la persona con quien se tiene que hablar, negociar o acordar.
Se considera como la voz a escuchar por la comunidad, es la persona que más allá de su componente personal es la palabra de la empresa, es decir, una de las formas de comunicación de la organización.
8. Administrador de conflictos.
Este rol, por así llamarlo, es uno de los más importantes porque es el que se encarga de que la organización trabaje con entrega, colaboración y compromiso.
Esta función consiste en mantener un nivel óptimo de conflicto en un grupo, (se le llama "mantener nivel óptimo" porque es bien sabido que los conflictos nunca desaparecerán). Muy pocos conflictos crean estancamiento y demasiados conflictos interrumpen el trabajo del grupo. Ambos extremos son disfuncionales en el sentido de que afectan el desempeño del grupo.
"Un estudio llevado a cabo por la Asociación Americana de Gerencia con administradores de nivel medio y alto reveló que el gerente promedio dedica aproximadamente 20 por ciento de su tiempo a tratar con conflictos".
9. Facilitador de recursos.Esta función tiene dos grandes retos.
Definir y asignar los recursos para cada unidad.
Estar atento y predispuesto a facilitar cualquier otro recurso que los distintos sectores puedan necesitar para cumplir su misión.
"La errónea asignación de recursos o el escatimar los mismos solo permiten asegurar el fracaso de la organización".
10. Negociador.
El negociador debe tener su vista en los resultados y en los recursos y eso se puede hacer de diferente forma, generando dos aproximaciones de negociación diferentes.
José Ignacio Tobón las describe como:
"Aproximación de administrador" esta forma dice: "¿con estos recursos, qué es lo mejor que yo puedo hacer?". Es decir, estará más orientado a los recursos que tiene y ellos limitarán la calidad de sus resultados.
"Aproximación del entrepreneur" y esta forma dice: Lo que tengo que lograr es esto. . . ¿qué recursos necesito?". Es decir, estará orientado a los resultados y la falta de recursos no será impedimento para lograr sus resultados.
"El negociador de alto desempeño es un negociador orientado a los resultados, sin caer en la trampa del maquiavelismo que premia el logro de los resultados mediante cualquier medio. Es importante lograr buenas cosas de una buena manera. La calidad del objetivo es importante y la calidad del medio también".
José Ignacio Tobón.
